案件処理演習のコツ

この演習で見られること

評価票の8つの観点は、次のとおりです。

• 問題の発見：小さな報告に隠れた重い問題（安全、不正、法令、情報、評判）に気づけているか。
• 問題の分析：案件どうしのつながりや、根っこにある原因を見ているか。
• 意思決定：期限の中で結論を出し、理由を書いているか。
• 計画と段取り：いつまでに何をするか、自分が不在のあいだどう回すかを決めているか。
• 優先順位：緊急度と重要度で、扱いに差をつけているか。
• 任せる（委任）：方向と期限を示して、部下や関係部署に任せているか。
• 報告と調整：上司や関係部署への報告・相談・依頼が抜けていないか。
• 部下や関係者への配慮：報告へのねぎらい、お詫び、負担への気づかいがあるか。
• 評価する側は、書かれたことからしか判断できません。考えたことは、短くても必ず書きます。

最初に全体を読む

• いきなり1件目から書き始めません。まず背景資料（自分の立場、不在の予定、連絡できる時間、規程、人物の一覧、予定表）を読みます。
• 次に全件にざっと目を通し、1件ごとに「自分が決めること」を一言メモします。
• 後ろのほうに、それまでの前提を変える案件が置かれていることがあります。全件を見てから優先度を決めます。
• 件名の「重要」「至急」は、そのまま信じません。中身で判断します。
• 人の名前より、役割・出来事・期限・数字をメモしておくと、後の案件とのつながりに気づきやすくなります。
• 知らない業界の言葉が出ても、判断に要るのは言葉の意味でないことが多いです。立ち止まりません。

緊急度と重要度で分ける

• 緊急かつ重要：今日、自分が判断します（お客様の苦情、事故やけが、設備の停止、法令違反の疑い、情報の漏れ、急な欠員など）。
• 重要だが緊急でない：管理職の本業です（人材育成、業務改善、予防、計画）。今日は着手の指示と方向だけでも書きます。
• 緊急だが重要でない：短く処理するか、任せます。
• どちらでもない：一言で処理するか、処理しないと決め、その理由を一言書きます。
• 「期限が今日」でも、影響が小さければ重要度は低いことがあります。緊急度と重要度を混ぜません。
• 迷う案件は、ひとまず重要寄りに扱います。後で下げるほうが安全です。

小さな報告に隠れた問題に気づく

• 人・安全・お金・法令・評判に触れる案件は、二度読みします。
• 部署の中の話に見えても、会社全体の信用や法令に響くものは、優先度を上げます。
• 違和感（数字の食い違い、いつもと違う時間、同じ人への負担の集中）に気づいたら、そのこと自体を答えに書きます。

原因を見立て、案件どうしを関連づける

• 根っこの問題（原因）と、そこから出た症状を分けます。症状には応急の手当て、根っこには中長期の打ち手を書きます。
• 原因がまだわからないときは、何が足りない情報かを見極め、誰に・何を確かめるかを書きます。
• 同じ人・部署・取引先・設備・期限が出てくる案件を結びます。
• 関連に気づいたら「案件〇〇と合わせて対応する」と、答えの中に書きます。気づいても書かなければ伝わりません。
• 日程が重なる案件（会議、来客、行事）は、どちらに出るか、誰に代わってもらうかを決めます。
• 上司から方針が届いていたら、ほかの案件の判断をその方針に結びつけます。

判断と理由を書く

• 「OK」「NG」だけでは弱いです。何を問題と見たか、なぜその判断かを一文添えます。
• 資料にない前提（「たぶん〜だろう」）で決めつけません。わからない点は「誰に・何を確かめるか」を書き、確かめた結果ごとの動き方を決めておきます。
• 事実を確かめないまま、処分や結論を出しません（部下の不正や対立の案件では、特に気をつけます）。
• 処理は「応急の手当て → 当面の対策 → 再発防止」の順で考えます。

指示の型と段取り

• 指示には、誰が（役割）・何を（具体的な動詞）・いつまでに（日時）・どうやって（方針や基準、使ってよい権限）・どう報告するか、を入れます。
• 「早めに」「検討する」「対応する」は弱い言葉です。「〇日の17時までに」「〇〇を決めて報告する」と書きます。
• 自分が不在になる設定なら、不在のあいだの代わりの人と、連絡の手段・時間を決めて伝えます。

任せる

• 全部を自分で処理するのは、管理職としては減点の方向です。
• 評価されやすいのは「方向や判断の基準を示して任せ、報告の期限を付ける」形です。方向も期限もない丸投げは、管理を手放したように見えます。
• 任せる相手は、その仕事に関係する役割の人か、育てたい部下です。「育てる機会として任せる」と一言添えると、育成の見方も伝わります。
• お詫びの場への同席、上への説明、人事上の判断、方針の決定は、自分で行います。

報告と調整

• お客様への影響、事故、法令、情報の漏れなどは、規程に沿って上司や担当部署へ報告します。戻ってからではなく、今日のうちに。
• 組織図と、実際の報告や決裁の流れが違う設定があります。背景資料の規程で確かめます。
• 他部署には「依頼」の形で、何をいつまでにお願いしたいかを書きます。

配慮を一言添える

• 報告してくれた人へのお礼、苦労へのねぎらい、迷惑をかけた相手へのお詫びを一言入れます。
• 負担が一人に集中していないか、休みの予定や体調に目を向けます。
• 決まったあいさつを毎回くり返すより、案件ごとに言葉を変えます。

時間の使い方

• 全体の把握は持ち時間の2割ほど（90分なら15〜20分）。残りを書くことに使います。
• 重要な案件ほど詳しく、重要でない案件は一行で済ませます。
• 全件を処理しきれなくてもかまいませんが、重要な案件を空欄で残すのがいちばん痛い失点です。時間が足りなければ、重要な案件に一行でも判断を書きます。
• 最後に、優先度の付け忘れがないかを見直します。

2つの出題の型

• 優先度順に素早くさばく型：重要な案件から順に、できるだけ多く処理します。点になるのは、優先順位の妥当さと見落としのなさです。
• 方針を軸に判断する型：最初に「この組織をどうしたいか」を決め、各案件をその方針に結びつけて判断します。点になるのは、方針と判断の一貫性と、問題解決の深さです。
• 優先する案件を選ばせる欄や、順位を振る欄があれば前の型寄り、方針や組織の課題をまとめる欄があれば後の型寄りです。この練習では「全体のメモ」に方針や関連の気づきを書けます。
• どちらの型でも、重い問題を放置しない、再発防止まで書く、一人で抱えず任せる、判断に理由を付ける、は共通です。

考え方の手順（モデル）

1. 背景資料で、立場・不在の予定・連絡できる時間・規程・代わりの人を確かめる。
2. 全件にざっと目を通し、1件ごとに「決めること」を一言メモする。
3. 緊急度と重要度で仕分け、関連しそうな案件を線で結ぶ。
4. 全体のメモに、方針と、気づいた関連・根っこの問題を書く。
5. 重要な案件から、返信（結論・理由・今後）と指示（誰が・何を・いつまでに）を書く。
6. 軽い案件は一行で処理するか、処理しない理由を書く。
7. 最後に、優先度の付け忘れと、不在のあいだの段取りの漏れを見直す。

よくある減点

• 全件を読まずに書き始め、後ろの重要な案件を落とす。
• 件名の「重要」に引っぱられる。
• 判断の理由がなく、結論だけ。
• 自分で全部やろうとする。または、方向も期限も示さずに丸投げする。
• 期限と行動があいまい（「至急」「早めに」「検討」）。
• 応急の手当てだけで、再発防止がない。
• 案件をばらばらに処理し、つながりに気づかない。
• 報告者へのねぎらいや、相手へのお詫びがない。
• 「私なら〜と思います」と評論の調子で書く。役職者として「〜する」「〜を指示する」と書きます。

練習のしかた

• 段階1（1案件）で書き方の型をつかみ、段階2・3で関連と優先順位、段階4で時間の配分を練習します。
• 時間を計って解く → 評価票と解説を見比べる → 抜けた観点を書き出す、をくり返します。
• 本番が手書きかパソコン入力かで、書く速さが変わります。本番と同じ方式でも練習しておきます。