部下面談のコツ

この演習で見られること

評価票の6つの観点は、面談の流れに沿っています。

• 場づくり：目的と時間を伝え、部下が話し始めやすい空気をつくれているか。
• 傾聴と質問：さえぎらず、言い換えで受け止め、具体的に聞けているか。
• 事情の把握：表に出ている訴えの裏にある事情まで、聞き出せているか。
• 受け止めと姿勢：責めず、言い負かさず、もっともな点は認めているか。
• 組織としての対応：自分の権限でできることと、上や関係先に相談することを分けているか。
• 合意と次の行動：誰が・何を・いつまでにするかを本人と決め、次に話す日を決めているか。
• 評価は、実際に口にした言葉で付きます。頭の中で考えていても、言葉にしなければ伝わりません。

始める前に：資料の読み方

準備の数分で、面談の目的と、聞きたいことを決めておきます。

• 上司のメモから「面談で何を決めてほしいか」と「できないこと（評価は変えられない、処遇の約束はできない など）」を拾います。
• 人事記録の数字は、前と後の変化を見ます（達成率、残業、遅刻の回数など）。変化が始まった時期が、話を聞くきっかけになります。
• 本人のメールや発言は、表向きの言い分です。そこで話が終わらないつもりで臨みます。
• 自分の立場（係長、課長、店長など）と、着任してどれくらいかを確かめます。着任したばかりなら「まだ知らないことが多い」前提で、聞く側に回れます。
• 最初のひと言、聞きたいこと3つ、最後に決めたいことを、短くメモしておきます。

場づくり（最初の1〜2分）

• 面談の目的と時間を先に伝えます（「今日は〜について、10分ほど話したい」）。
• 時間を取ってくれたことや、日ごろの仕事へのお礼をひと言添えます。
• いきなり問題点から入らず、「まず、いまの状況を聞かせてほしい」と相手に話してもらう形で始めます。
• 部下が身構えていたり、話をそらしたりしても、慌てずに目的へ戻します。

聴く・問いかける

• 前半は聴くことに徹します。さえぎらない、否定しない、すぐに結論を出さない。
• 相手の言葉を言い換えて返します（「〜で困っているんですね」）。気持ちに共感することと、要求に同意することは別です。
• 質問を使い分けます。広げる（ほかには？）、具体にする（たとえばどんな場面？）、本人の考えを聞く（あなた自身はどうしたい？）、核心に触れる（いちばん気になっているのは？）。
• 「なぜ」を重ねると詰問に聞こえます。「何が」「どんなふうに」に言い換えます。
• 自分の考えを言うときは「私はこう考えるけれど、どう思う？」と相手に返します。

事情をつかむ

• 「何が起きたか（事実）」と「どう感じているか（気持ち）」を分けて聞きます。
• 表に出ている訴えの裏に、別の事情があることがよくあります。急いで言い当てようとせず、話しやすい空気をつくって、相手から話してもらいます。
• 資料にある変化（時期、数字）を手がかりに、「その頃、何か変わったことはありましたか」と開いた質問で聞きます。
• 部下が話した事情は、要点を言い換えて確かめます。聞き出した事情は、後半の打ち手に必ずつなげます。

受け止める・責めない

• 過去の行動を責めると、話が止まります。原因探しより、これからどうするかに目を向けます。
• 相手の言い分のうち、もっともな部分ははっきり認めます。全部を否定しません。
• 前任者や会社、ほかの社員への批判には乗らず、強く否定もしません（「自分の目でも確かめたい」と受け流します）。
• 規則や事実として伝えるべきことは、責める口調にせず、落ち着いて伝えます。受け止めることは、言うべきことを言わないこととは違います。
• 助言や説得は終盤に回します。最初に言うと、反論の応酬になりやすいからです。

組織として手を打つ

• 自分の権限でできること（仕事の割り振り、手順の見直し、関係者との話し合い）と、上司・人事・専門の窓口に相談することを分けて伝えます。
• できない約束はしません。異動、評価の変更、処遇は確約せず、「上に相談する」「確かめて答える」と伝えます。
• 個人の頑張りだけで解決させず、仕組み（役割分担、決まり、相談の窓口、制度）で支えます。
• 健康、ハラスメント、法令に関わる話は、一人で抱えず、決められた手続きや窓口につなぎます。

次の一歩を合意する

• 最後に、具体的な次の行動を本人と一緒に決めます。誰が・何を・いつまでに。
• 本人の行動だけでなく、上司として自分がすることも約束します。
• 次に話す日を決めて終えます。続けて見ている姿勢が伝わります。
• 10分で全部を解決する必要はありません。完全に納得させられなくても、次の一歩が決まれば十分です。

考え方の手順（モデル）

面談の10分を、次の順で組み立てると、観点を漏らしにくくなります。

1. 目的と時間を伝え、相手に話してもらう（1〜2分）。
2. 言い換えで受け止めながら、事実と気持ちを分けて聞く（3〜4分）。
3. 変化のきっかけや、いちばん困っていることを、開いた質問で聞く（2〜3分）。
4. 聞いた事情を言い換えて確かめ、自分にできること・上に相談することを示す（1〜2分）。
5. 次の行動と期限、次に話す日を一緒に決める（1分）。

よくあるつまずき

• 最初から注意や説得を始め、部下が黙ってしまう。
• 「AかBか決めてください」と迫られ、どちらかを即答する（目的を聞き、条件付きの案や、期限を決めて試す案を出します）。
• 事情を聞かないまま「頑張って」「気をつけて」で締める。
• 異動や評価の変更など、自分では決められないことを約束する。
• 聞き出した事情を、最後の打ち手に生かしていない。
• 次の行動が「様子を見よう」だけで、期限も次に話す日もない。

練習のしかた

• まず「ヒントあり」で流れをつかみ、慣れたら「本番の設定」で試します。
• 評価票の「根拠の発言」を見て、どの発言が点につながったかを確かめます。
• 同じ場面を2回目以降に練習するときは、点の低かった観点を1つだけ決めて、そこを意識して話します。
• 声に出して練習すると、話す速さや相づちの癖に気づけます。
• 言い回しを丸暗記せず、要点だけを覚えて、毎回自分の言葉で話します。