昇格試験の推薦書を自分で下書きするとき：材料のまとめ方

昇格試験では、上司が書く推薦書を受験の条件にしている会社があります。忙しい上司から「下書きを書いてきて」と頼まれ、自分のことを人の目線でどう書けばよいか迷う人もいるはずです。

この記事では、推薦書の役目と、上司が仕上げやすい材料のまとめ方を説明します。推薦書の書式や、本人が下書きしてよいかどうかは会社によって違うので、まず社内の決まりを確かめてください。

※この記事に出てくる人物と例は、説明のために作った架空のものです。

推薦書の役目

推薦書は、上司が「この人は次の役職を任せられる」と会社に伝える書類です。本人の自己申告とは違い、上司の目から見た事実と評価が書かれることに意味があります。

推薦書で伝わるとよいことは、次のようなものです（推測）。

• 今の仕事で、どんな成果を上げているか
• 成果の出し方に、次の役職で生きる行動があるか
• 周りの人とどう関わっているか
• 次の役職で、どんな役割を期待しているか

下書きを頼まれたとしても、推薦書は最後には上司の名前で出す書類です。下書きは、上司が自分の言葉で直しやすいよう、材料を整理したものと考えます。上司が知らないことや、上司が確かめられないことを書き込むのは避けます。

下書きを書くことに抵抗を感じる人もいるはずです。会社の決まりで本人の下書きが認められているか分からないときは、上司に「事実の材料をまとめる形でよいか」を確かめてから進めると安心です。

推薦の仕組みを確かめる

推薦書の扱いは、会社によって大きく違います。下書きに取りかかる前に、受験の案内や人事の資料で、次の点を確かめておきます。

• 推薦書は受験の条件か、参考の書類か
• 誰が書くのか（直属の上司か、その上の上司か、部門の長か）
• 決まった様式や字数があるか。項目は何か
• 提出の締め切りと、提出する人（本人か上司か）
• 推薦書が面接の資料として使われるか

様式に項目が決まっているなら、下の材料の表も、その項目に合わせて並べ替えます。様式の言葉づかいに合わせておくと、上司が書き写す手間が減ります。

上司が書きやすい材料のまとめ方

いきなり文章で書くより、まず材料を表にまとめて渡すと、上司が直しやすくなります。

表のどの行も、上司が「そうだった」と確かめられる事実で書きます。上司の記憶にない成果は、いつ、どの仕事で、という手がかりを添えると、上司が思い出しやすくなります。

文章の下書きを求められた場合も、この表を一緒に渡しておくと、上司が文章を直すときの手がかりになります。

実績と行動の書き分け

推薦書で弱くなりやすいのは、実績（結果）だけが並び、行動が見えない書き方です。

• 弱い書き方：「年間の売上目標を2年続けて達成した」
• 行動が見える書き方：「担当の取引先のうち、取引の減っていた先を自分で洗い出し、訪問の順番を組み直して、年間の売上目標を2年続けて達成した。訪問の組み方は課の打ち合わせで共有し、後輩も使っている」

結果だけなら、誰でも書き並べられます。次の役職を任せられるかを読み取る手がかりになるのは、どう出したかの行動のほうだと考えられます（推測）。

一方で、自分を大きく見せる言葉は控えます。「卓越した」「抜群の」のような言葉は、上司が使うかどうかを判断すればよいことです。下書きでは事実を書くことに徹します。

数字にしにくい成果を、前後の比較や周りへの影響で示す方法は、昇格試験の実績の書き方を参考にしてください。

下書きで避けたい書き方

本人が書く下書きには、本人ならではのつまずき方があります。

• 遠慮して小さく書きすぎる：「少し手伝った」程度に書くと、上司も成果の大きさをつかめません。事実はそのまま書きます。
• 自己申告書と同じ文を使い回す：推薦書は上司の目から見た書類です。主語を「本人は」「〇〇さんは」にそろえると、上司が仕上げやすくなります。
• 評価の言葉を自分で書き込む：「リーダーシップがある」のような評価は、上司が判断する部分です。下書きでは、その評価の根拠になる行動を書きます。
• 上司が関わっていない話ばかりにする：上司が見ていない成果は、推薦書の中で裏付けにくくなります。上司の目に触れた仕事を中心に選びます。

書き終えたら、上司になったつもりで読み返します。「これは自分が見ていたことか」「数字は確かめられるか」と問い、答えに困る行は、手がかりを足すか、削ります。

面接と食い違わないようにする

推薦書は、面接の前に面接官が読んでいることがあります。推薦書に書いた成果を面接で聞かれたときに、詳しく話せないと、かえって印象を下げるおそれがあります。

• 推薦書に書いた成果は、面接で1分で話せるようにしておく
• 推薦書の数字と、面接で話す数字をそろえる
• 推薦書の「今後の課題」と、面接で話す自分の弱みをそろえる

推薦書、自己申告の書類、面接の答えを並べて、同じ経験が同じ数字で語られているかを確かめます。自己PRの書き方は、昇格試験の自己PRでまとめています。

下書きを渡すときの一言

下書きを渡すときは、上司が直しやすいように一言添えます。

• 「事実と数字をまとめました。言い回しや評価の言葉は、直していただければと思います」
• 「〇〇の件は、時期を手元の記録で確かめました。違っていたら教えてください」

締め切りにも気を配ります。上司は推薦書のほかにも仕事を抱えています。提出の締め切りの1週間ほど前には渡せるようにすると、上司が直す時間を取りやすくなります。

推薦されないときに考えること

推薦の時期になっても、上司から推薦の話がないこともあります。推薦の仕組みや、受験できる条件は会社によって違うので、まずは社内の決まりを確かめます。

推薦が得られない理由がわからないときは、上司と話す機会を作ることも考えられます。話すときは、推薦を求めるより、次の役職に向けて何が足りないと見られているかを聞く形にします。

• 「次の役職を目指したいと考えています。今の私に足りないと思われる点があれば、教えていただけますか」

上司から聞いた点は、日々の仕事で直していきます。上司に話しにくい事情がある場合は、人事の部門の相談の窓口があれば、制度について聞くこともできます。

架空の例：材料の表

旅行会社の法人営業で主任を務めるBさんは、上司から係長への推薦書の下書きを頼まれ、次の表を作って渡しました。

表を受け取った上司は、取引の再開の時期を自分の記憶と照らし、言い回しを直して推薦書に仕上げました。

Bさんの表で目を引くのは、「今後の課題」の行です。任せる経験の少なさを正直に書いたことで、上司は推薦書の中で、係長としてどう伸ばしたいかまで書き添えることができました。面接でも、Bさんは同じ課題を自分の弱みとして話す準備をしました。

一人で練習するときの限界

推薦書の材料は一人でもまとめられます。ただ、推薦書に書いた成果を面接で深掘りされたとき、行動と理由を語れるかは、話してみないとわかりません。書いた数字の根拠を問われたときに、言葉が続くかも同じです。

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