書き終えた論文が字数を超えていると、短くしやすい具体例から削りたくなることがあります。すると、「連携を強める」「意識を高める」といった主張だけが残り、理由が薄くなる場合があります。
削る前に、設問への答えと、その答えを支える材料を見分けましょう。この記事は編集部が提案する推敲の手順です。例は架空の材料であり、提出用の文章を代わりに作るものではありません。字数の数え方は試験ごとの指定を優先します。
残すものを決めてから減らす
原稿のすべての文を同じ割合で短くすると、関係を説明する部分まで削れます。まず、問いへの答え、根拠となる事実、自分の役割、施策とのつながりを確認します。そのうえで、同じ意味を二度説明していないかを探します。
「なくても意味が変わらない」と「なくても文として読める」は違います。理由の文は、消しても文章がつながることがあります。しかし、なぜその行動を選んだかが伝わらなくなるなら、重要な役割を持っています。
| 部分 | 先に確かめること | 削るときの注意 |
|---|---|---|
| 広い背景 | 設問が求める説明か | 社会全体の話を長く残さない |
| 具体的な事実 | 判断の根拠になっているか | 全部削って一般論に戻さない |
| 原因の説明 | 施策へつながるか | 接続に必要な情報を残す |
| 施策 | 課題と対応しているか | 名前だけに短縮しない |
| 結論 | 問いに答えているか | 本文の長い再掲を避ける |
この表は削る優先順位を固定するものではありません。設問によって背景の説明自体が求められる場合もあるため、原稿と設問を一緒に見ます。
架空例：同じ問題を何度も説明している
架空の職場で、業務手順が担当者ごとに違うという材料を書いたとします。導入で違いを説明し、現状でも説明し、施策の直前でも同じ例をもう一度書いている場合、根拠が増えたのではなく、同じ情報が繰り返されています。
ここで具体例をすべて消すと、手順をそろえる必要性まで伝わりにくくなります。どこに事実を置けば後の判断を理解できるかを考え、必要な位置へ残します。別の位置では、すでに説明した事実を詳しく再現する必要があるかを確かめます。
一方、似て見える事実でも役割が異なる場合があります。担当者間の違いは現状、違いによる引き継ぎの混乱は影響です。同じ話題だからという理由だけで後者まで削ると、問題の重要性が薄くなります。言葉の重なりではなく、情報の役割を比べます。
削る作業の前後で、自分が選んだ施策の理由を説明し直してみます。短縮後に説明できないなら、必要な材料を落とした可能性があります。
字数を減らす手順
- 設問に直接答える箇所へ印を付ける。
- 同じ事実や主張を繰り返す箇所を探す。
- 問いに関係しない背景や横道を外す。
- 残す材料を決めてから、一文の冗長さを直す。
- 原因・施策・自分の役割の関係が残っているか読む。
「重要であると考えることができる」のように述べ方が重なっている部分は、意味を確かめて簡潔にできる場合があります。ただし、推測を示す言葉まで消して断定に変えないようにします。短さのために、事実の確かさを変えてはいけません。
字数に合わせた準備全体は、論文の字数ごとの考え方で確認できます。ここでは、すでに書いた原稿を削る作業に絞っています。
複数の施策を残すか考える
字数が超える理由が施策の多さなら、表現を短くするだけでは解決しないことがあります。それぞれに原因と実行の説明が必要になるためです。自分の主張に必要な案と、念のため足した案を分けます。
ただし、設問で施策の数が指定されているなら、その条件を満たす必要があります。数を減らせない場合は、同じ説明を共有できる部分がないか、前提を何度も書いていないかを見ます。文字数の都合だけで要求を落とさないようにします。
「どれも大切で削れない」と感じたら、原稿の中心の問いを読み返します。その問いに答えるために必要な材料かどうかを基準にすると、書くのに苦労した文にも判断を付けやすくなります。削った材料は練習メモへ残しても構いませんが、提出用の文章に全部入れる必要はありません。
削った材料を戻す判断
短縮後に理由が飛んでいると気づいたら、削った文章を全部戻す前に、どの情報が必要だったかを特定します。背景の段落全体ではなく、判断の条件になる事実だけが必要だった可能性があります。短縮と復元を大きな単位で繰り返すより、情報の役割に注目します。
結論を弱める修飾を消す場合にも、根拠の強さは保ちます。まだ確認できていない結果を「改善した」と断定する形へ短くしてはいけません。推測と事実を分ける表現は、字数調整で優先的に削る飾りではありません。
また、固有の用語を短い略称へ変えたときは、初めて読む人が理解できるかを確かめます。職場の内輪で通じる略語を使っても、説明を省けたとは限りません。必要な用語は一度定義し、以後の呼び方をそろえるなど、自分の文章で扱いを決めます。
提出形式によっては、見出しや改行、記号も字数に関係します。練習で使う数え方と本番の指定が違うと、削る量の判断を誤ります。内容を削り始める前に、何を数える指定かを確認し、曖昧な場合は公式の案内に戻ります。
削除の前後で、設問に指定された要素の数も確認します。具体例や課題の数に条件があれば、重複の整理で条件まで落としていないかを見る必要があります。
削除の理由を一語で残す
練習用の原稿では、削った箇所へ「重複」「脱線」「細部」など理由を付けておく方法があります。後で説明不足に気づいたとき、なぜ外したかを確認できるためです。提出する原稿に作業メモを残す必要はありません。
同じ理由で削っていても、判断が異なることがあります。業務の手順の細部は外せても、その手順を変える権限の説明は必要かもしれません。分類名だけで機械的に削らず、主張との関係を点検します。
削った文にしか出てこない用語が結論に残っていれば、その用語を理解する前提が消えています。短縮後は新しい読者のつもりで、用語の初出から読み直します。
短縮後の読み直しを省かない
文を削ると、「この問題」「その結果」が何を指すか不明になることがあります。また、結論にだけ残った施策が、本文では説明されなくなることもあります。字数が収まったところで終えず、前後の対応を確認します。
見直しでは、短くした量より、説明が途切れた場所がないかを見ます。自分の頭の中で補完せず、実際に残った言葉だけを読んで判断してください。