担当を決めたのに伝わらない指示：役割を分けて書く

「担当」の後に、動詞を置く

「担当者に対応を依頼する」だけでは、作業の範囲が見えません。資料を集める、数字を照合する、相手へ連絡するなど、行動を表す動詞を置きます。完了した状態が想像できるかを確かめます。

同じ担当者が複数の役割を持つことはあります。しかし、作業を任せたことが、最終判断まで任せたことになるとは限りません。特に権限の必要な判断は、資料の設定と照らします。

毎回この表の全項目を書く必要はありません。案件の中で、誰の動きか迷いそうな部分を選びます。名前を増やすことより、仕事の受け渡しが分かることを目指します。

架空の例：発注数の食い違いを確認する

発注予定の数が、担当者の一覧と倉庫の記録で違っている場面を考えます。答案に「担当者に確認して発注させる」と書いたとします。誰が何を確認し、差が残った場合に誰が判断するかは見えません。

この場合、記録を照合する作業と、発注を認める判断を分けます。担当者が二つの記録の時点と差を調べ、確認結果を上司へ戻す流れが考えられます。ただし、実際の演習で担当者に発注権限があるなら、その条件に従います。

差が解消しなかった場合の扱いも必要です。発注を止めるのか、影響のない範囲だけ進めるのかは、資料の条件から判断します。都合のよい数量や権限を、答案の中で新しく作らないようにします。

この例は答案の模範解答ではありません。作業と判断の境界を探すための材料です。自分の答案でも、動詞ごとに主語を確認してみます。

連絡する相手と、連絡する担当を混同しない

「取引先へ連絡する」と書くと、連絡先は分かります。しかし、誰が連絡するかは残る場合があります。逆に「担当者が連絡する」だけでは、相手と内容が見えません。

連絡の目的も分けます。受付を知らせるのか、事実を確認するのか、正式な回答をするのかで、必要な権限や準備が変わります。受付の連絡をした人が、そのまま結果を約束するわけではありません。

答案を読むときは、宛先の欄だけで本文の役割が分かるかも確認します。メール形式では、宛先と本文の主語がずれることがあります。シンプル形式でも、担当欄だけで全ての行動を補わないようにします。

確認する人を増やす前に、確認の対象を決める

不安だから複数人に確認させる、という指示では、何を見ればよいか分かりません。元資料との照合、条件の充足、対外説明の内容など、確認する対象を具体化します。

確認を重ねるほど良い答案になるわけではありません。同じ点を何人も見ると、時間や役割が重複します。重要な判断に必要な確認と、軽い作業の確認を分けます。

また、確認した結果をどこへ戻すかも決めます。点検して終わりでは、その後の判断が止まります。返す内容は、結果だけでなく、差や未確認の条件を含める必要があるかを考えます。

一人に役割が集まりすぎていないかを見る

実施、確認、対外連絡を一人へ任せること自体が、必ず悪いわけではありません。案件の規模や、その人の役割によります。ただし、関連する複数案件で同じ人に仕事が集中していないかを見ます。

資料に休みや不在の予定があれば、その時間も確認します。仕事を任せた相手が不在なら、代わりの人や開始できる時点を考える必要があります。人物紹介にない能力を想像して、難しい役割を渡さないようにします。

自分が判断すべき事項を、担当者へ丸ごと渡していないかも点検します。資料で決められた権限、組織の方針、対外的な約束に関わる部分を確認します。任せることと、判断の責任を曖昧にすることは別です。

「私が」と書くべき箇所を探す

担当者への指示が続く答案では、自分が何を判断したかが薄くなることがあります。作業を任せるほど、どの結果を受けて自分が方針を決めるかを確認します。実施者の名前を増やすだけでは補えない部分です。

一方で、自分の役割を示すために全作業を引き取る必要はありません。方向を決め、任せる条件を示し、必要な報告を受けることも役割です。資料で定められた責任の範囲に合わせて書き分けます。

短く直すときは、最終判断者の主語を消していないかを見ます。「確認後に実施」とだけ残すと、確認する人と判断する人が不明になる場合があります。読み手が流れを補わなくても、誰の判断で進むかが分かる状態にします。

全体のメモに方針を書いた場合も、各案件の担当がその方針を実行できるかを点検します。方針と作業をつなぐ役割が空白になっていないかを見るためです。

担当者名を隠して役割だけを読んでみると、作業の受け渡しに抜けがないかを確認できます。逆に役割を隠すと、特定の一人へ負担が集中しているかを見やすくなります。

自分の答案に、役割の線を引く

答案の動詞に印を付けます。「調べる」「判断する」「知らせる」などです。その横に、誰の行動かを書きます。主語が分からない動詞があれば、そこを直す候補にします。

次に、作業の終わりから次の判断まで、矢印でつなぎます。確認結果を誰へ返すかが抜けていないかを見ます。矢印の先がない作業は、依頼しただけで止まる可能性があります。

最後に、必要な役割だけが残っているかを確認します。文字数を増やすために担当を細分化せず、仕事の受け渡しを明確にします。短い案件なら、一文で実施と報告をまとめられる場合もあります。

基本の書き方は伝わる指示文の作り方、全体の進め方は案件処理演習のコツで確認できます。ここで紹介した表は、答案を書いた後の点検にも使えます。